ડિજિટલ યુગમાં તમારી કોમ્યુનિકેશન કૌશલ્યને કેવી રીતે બૂસ્ટ કરવી

ડિજિટલ યુગે ચોક્કસપણે બદલી નાખ્યું છે જેને આપણે વ્યાવસાયિક સંદર્ભોમાં મૂલ્યના પ્રસ્તાવ તરીકે સમજીએ છીએ. પરંપરાગત રીતે, સહાયક કાર્યસ્થળ તેની ઓફિસ સુવિધાઓ દ્વારા વ્યાખ્યાયિત કરવામાં આવશે, જેમ કે આરામદાયક વિરામ રૂમ અથવા યોગ્ય તકનીકી રોકાણ. રિમોટ અને હાઇબ્રિડ વર્ક મોડલ્સના ઉદય સાથે, જોકે, સહાયક મેનેજર અથવા કાર્યસ્થળની સંસ્કૃતિ શું છે તે અંગે વધુ ઘોંઘાટ વિકસિત થઈ છે. અને ટેક્નોલૉજી અમારી દૈનિક સંસ્થાકીય પ્રક્રિયાઓ માટે ઇન્ફ્રાસ્ટ્રક્ચરનો વધુ ભાગ બનાવે છે, મજબૂત સંદેશાવ્યવહારનું મૂલ્ય સ્વાભાવિક રીતે જ આસમાને પહોંચ્યું છે.

આજે, મહાન કોમ્યુનિકેટર્સ સોનામાં તેમના વજનની કિંમત ધરાવે છે, કારણ કે ડિજિટલ તકનીકો સાથે પણ સ્પષ્ટ અને સંક્ષિપ્તમાં બોલવાની ક્ષમતા ટીમોને આઉટપુટની ગુણવત્તા પર બલિદાન આપ્યા વિના સુવ્યવસ્થિત બ્રીફિંગ અને કોમ્સ જાળવવાની મંજૂરી આપે છે. તેથી જો તમે તમારી સંચાર કૌશલ્યને વધુ સારી બનાવવા અને ખાતરી કરો કે તમે ડિજિટલ યુગમાં કોઈપણ સંસ્થા માટે સંપત્તિ છો, તો આ ટોચની ટીપ્સ પર ધ્યાન આપવાની ખાતરી કરો.

ખાતરી કરો કે તમારા સંચાર સુલભ છે

સૌપ્રથમ અને અગ્રણી, ખાતરી કરો કે તમારી સંચાર શૈલી સાર્વત્રિક રીતે સુલભ છે તે તમારી સંસ્થાના ડિજિટલ ક્ષેત્રોમાં અસરકારક વ્યક્તિ બનવા માટે પાયારૂપ છે. આનો અર્થ એ છે કે તમારા બધા ઈમેઈલ સાથે સાદા અથવા ઔપચારિક અંગ્રેજીનો ઉપયોગ કરવાની ટેવ પાડો અને તમારા બધા મુખ્ય મુદ્દાઓ સ્પષ્ટપણે સુવાચ્ય છે અને તમારા વાચકો દ્વારા ગ્રહણ કરી શકાય છે તેની ખાતરી કરવા માટે તમારી સંચાર શૈલીની રચના કરો.

પરંતુ તમારા કોમ્સ સુલભ છે તેની ખાતરી કરવા માટે એક બીજું તત્વ છે – બધા ઉપકરણો પર વાંચી શકાય તેવા સ્ટ્રક્ચર્સ, ફોર્મેટ્સ અને ફાઇલ પ્રકારોનો ઉપયોગ કરવો. આનો અર્થ એ છે કે મોબાઇલ મિત્રતા માટે ઇમેઇલ્સને સરળ ફોર્મેટિંગમાં રાખવા, અને કદાચ તેનો ઉપયોગ કરીને પણ ઑનલાઇન પીડીએફ સંપાદક મોકલતા પહેલા તમારા બધા ઈમેલ જોડાણો સાર્વત્રિક .pdf ફાઇલ ફોર્મેટમાં છે તેની ખાતરી કરવા માટે.

વિશ્વાસપૂર્ણ, આત્મવિશ્વાસપૂર્ણ ડિજિટલ હાજરી પ્રોજેક્ટ કરો

વ્યક્તિગત અને ડિજિટલ સંચાર વચ્ચેનો તફાવત એ છે કે વ્યક્તિમાં, લોકો તમારી શારીરિક ભાષા અને ચહેરાના હાવભાવને સાક્ષી આપી શકે છે, જે બિન-મૌખિક સંચારનો મોટો ભાગ બનાવે છે. બીજી બાજુ, એક વિડિયો કૉલ, મીટિંગમાં બિન-મૌખિક સંકેતોમાંથી અડધાને કાપી નાખે છે. ઈમેલ, ટેક્સ્ટ અને ઈન્સ્ટન્ટ મેસેજ (IM) તેને એકસાથે દૂર કરે છે. આનો અર્થ એ છે કે ટેક્સ્ટ-આધારિત સંદેશાવ્યવહારને અસંસ્કારી અથવા અસંસ્કારી હોવા માટે સરળતાથી ભૂલ કરી શકાય છે. આ બધું સંચાર ભંગાણ, વિશ્વાસનો અભાવ અને વણસેલા સંબંધો તરફ દોરી શકે છે.

આ મુદ્દાઓને ઉકેલવા માટે, ખાતરી કરો કે તમે તમામ ડિજિટલ સંચાર ચેનલોમાં વિશ્વાસપાત્ર, વિશ્વાસપૂર્ણ, મૈત્રીપૂર્ણ અને સહયોગી વ્યક્તિત્વ રજૂ કરો છો. તમે દરેક ડિજિટલ ક્રિયાપ્રતિક્રિયામાં કૃતજ્ઞતા વ્યક્ત કરીને અને વિસ્તૃત કરીને આ કરી શકો છો, પછી ભલે તે વિડિઓ કૉલ હોય, ઇમેઇલ હોય કે IM. ખાતરી કરો કે તમે ડિજિટલ મીટિંગમાં બધા સહભાગીઓને સક્રિયપણે સાંભળો છો અને દરેકને બોલવાની તક આપો છો. નિખાલસતા અને જોડાયેલા વાતાવરણને પ્રોત્સાહન આપો જેથી દરેકને ચર્ચામાં ભાગ લેવામાં આરામદાયક લાગે.

શું તમે જાણો છો કે હાર્વર્ડ બિઝનેસ રિવ્યુ ઇમોજીસનો ઉપયોગ કરવાની ભલામણ કરી છે ટેક્સ્ટ અને IM માં લોકો કેવી રીતે અનુભવે છે, સહાનુભૂતિ અને રમૂજ વ્યક્ત કરે છે અને જોડાણો બનાવે છે તેની ઊંડી સમજ મેળવવા માટે? આ શિફ્ટ પૂરતો પુરાવો છે કે જ્યારે વ્યાવસાયિક ડિજિટલ સંચારની વાત આવે છે ત્યારે અમારો વિશ્વાસ સંકેત આપે છે કે ઝડપથી વિકાસ થયો છે. તો શા માટે દાવો અનુસરતા નથી?

તમારા ડિજિટલ વ્યક્તિત્વમાં રોકાણ કરો

અને ઇમોજીસ મોકલવાની વાત કરીએ તો, સંભવ છે કે આપણામાંથી મોટાભાગના લોકો અમારા મનપસંદ મિત્રો અને સહકર્મીઓની ડિજિટલ સંચાર શૈલીને ખૂબ જ ઘનિષ્ઠ રીતે જાણતા હોય છે કારણ કે ઇમોજીસ, ટેક્સ્ટ સંક્ષિપ્ત શબ્દો અને શબ્દસમૂહો જેનો તેઓ ઉપયોગ કરે તેવી શક્યતા છે. આ તમામ જટિલ સંચાર વિગતો તમારા ડિજિટલ વ્યક્તિત્વનો પાયો બનાવે છે.

સરળ શબ્દોમાં કહીએ તો, ડિજિટલ વ્યક્તિત્વ એ તમારી ઑનલાઇન હાજરી છે અને સામાન્ય રીતે સોશિયલ મીડિયા વેબસાઇટ્સ, ઇમેઇલ એકાઉન્ટ્સ અને લિંક્ડઇન જેવા વ્યાવસાયિક નેટવર્કિંગ પ્લેટફોર્મ્સ પરની તમારી બધી પ્રોફાઇલ્સથી બનેલી છે. તે તમારા નામ, અનુભવ, શિક્ષણ, પ્રોફાઇલ ચિત્ર, પ્રમાણપત્રો અને સ્થિતિ અપડેટ્સ અથવા ટ્વીટ્સનું સંયોજન છે.

આ ડિજિટલ વ્યક્તિત્વ સામાન્ય રીતે પ્રથમ વસ્તુ છે જે સહકર્મીઓ, સંભવિત ગ્રાહકો અને સાથીદારો વિડિઓ કૉલ પર કૂદકો મારતા પહેલા અથવા તમને રૂબરૂમાં મળે તે પહેલાં સાક્ષી આપશે. તમારા ડિજિટલ વ્યક્તિત્વનું ઑડિટ કરીને ખાતરી કરો કે તે તમને જે જોઈએ છે તે જણાવે છે, જે તમને વ્યાવસાયિક, કૉલેજિયેટ અને વિશ્વાસપાત્ર દેખાડે છે.

તમામ ડિજિટલ કોમ્યુનિકેશન્સમાં સકારાત્મક રહો

અસરકારક કોમ્યુનિકેટર્સ એ ધ્યાનમાં રાખે છે કે વધુ વખત નહીં, ટોનલિટી માત્ર ટેક્સ્ટ કોમ્સ પર માપી શકાતી નથી. જો તમે પ્રાપ્ત કરો છો ઈમેલ જે તમને અસ્વસ્થ કરે છે અથવા તમને ખોટી રીતે રગડે છે, અથવા કોઈ સહકાર્યકરો અથવા મિત્ર કંઈક એવું લખે છે જે સારી રીતે બેઠું નથી, તે જરૂરી છે કે તમે હકારાત્મક રહો અને તે ઊર્જાને કૃપાથી પરિસ્થિતિમાં રજૂ કરો. જો કોઈ ઉશ્કેરણીજનક અથવા હેરાન કરતી પરિસ્થિતિ આવે, તો ખાતરી કરો કે તમે શાંત રહો અને જવાબ આપતા પહેલા તમારી જાતને શાંત કરો. વિડિયો ચેટ પર તમારા સહકર્મચારી અથવા મિત્ર સાથે વાદવિવાદમાં ઉતરીને તમારે ક્યારેય ઘૂંટણિયે ઈમેઈલ મોકલીને ઘૂંટણિયે આંચકો આપવો જોઈએ નહીં.

અહીં કેટલીક ટીપ્સ આપી છે. જ્યારે તમે એલિવેટેડ અથવા હતાશ, ગુસ્સે અથવા નારાજ હોવ ત્યારે તમારે ઈમેલનો જવાબ આપવાનું ટાળવું જોઈએ. તેના બદલે, તમારા ડેસ્ક અથવા વર્કસ્ટેશનથી એક ઝડપી વિરામ અને આરામથી ચા અથવા કોફીના કપ માટે દૂર જાઓ, અથવા જ્યાં સુધી તમે શાંત ન અનુભવો અને સમજણ, સહાનુભૂતિ, કૃપા અને પ્રશંસા સાથે પ્રતિસાદ આપવા માટે પૂરતા પ્રમાણમાં એકત્રિત ન થાઓ ત્યાં સુધી અન્ય કાર્યો પર ધ્યાન કેન્દ્રિત કરો. જ્યારે કોઈની સાથે અસંમત હોય, પછી ભલે તે સહકર્મી હોય અથવા વિડિયો ચેટ દ્વારા ડાયરેક્ટ રિપોર્ટ, ખાતરી કરો કે તમે સમજાવો છો કે તમને તેમનો દૃષ્ટિકોણ મળે છે. તમારે તેમની દલીલ અથવા મુદ્દાના સકારાત્મક પાસાઓ દર્શાવવા જોઈએ અને પછી શાંત અને એકત્રિત રહીને શાંતિથી તમારો દૃષ્ટિકોણ વ્યક્ત કરવો જોઈએ. યાદ રાખો કે અન્ય લોકોના દૃષ્ટિકોણને પ્રોત્સાહિત કરીને, તમે સહયોગી વાતાવરણ કેળવશો જ્યાં દરેક જણ સુરક્ષિત અને આદરણીય અનુભવે.

કોમ્યુનિકેશન ચેનલો વિશે માઇન્ડફુલ બનો

અમે બધા એક મીટીંગમાં બેઠા અને મનમાં વિચાર્યું, “આ ખૂબ જ સારી રીતે ઇમેઇલ હોઈ શકે છે.” આવા પ્રસંગોએ, ટીમના સભ્યો અથવા ગ્રાહકોને એવું લાગે છે કે એક કલાકની મીટિંગમાં તેમનો સમય વેડફાયો છે જે બિનજરૂરી હતી.

તમે માહિતી અથવા દરખાસ્ત પહોંચાડવા માટે પસંદ કરો છો તે સંદેશાવ્યવહાર ચેનલ વિશે વિચારી રહીને આવી લાગણીઓ અને તમારા હિતધારકો સાથેના મિશ્રણને ટાળવું મહત્વપૂર્ણ છે. શું ઈમેલ માટે ઘણી બધી માહિતી છે, અથવા શું તે એવી વસ્તુ છે કે જેના પર લંબાણપૂર્વક ચર્ચા કરવાની જરૂર છે અને તે ક્રિયા તરીકે આગળ વધે તે પહેલાં તેને ઇનપુટ કરવાની જરૂર છે? અથવા તે ઝડપી “હા” અથવા “ના” પુષ્ટિ છે? તમે કોઈના કૅલેન્ડર પર સમય બુક કરો, ફોન ઉપાડો અથવા ઇમેઇલ પર મોકલો દબાવો તે પહેલાં વિનંતીની લંબાઈ અને જટિલતાને ધ્યાનમાં લો.

કેટલાક કિસ્સાઓમાં, IM દ્વારા ઝડપી પ્રશ્નનો ખૂબ જ સરળતાથી જવાબ આપી શકાય છે, જે વ્યક્તિને જોવાનો, પ્રતિભાવ આપવા અને તેના પોતાના સમયે તમારી પાસે પાછા જવાનો સમય આપે છે. તાત્કાલિક જવાબ, બીજી બાજુ, ચોક્કસપણે ફોન કૉલની ખાતરી આપે છે.

કોમ્યુનિકેશન સ્કીલ્સ સારાંશ

ઉપર, અમે ડિજિટલ કમ્યુનિકેશન ચેનલો વિશે અને જ્યારે એક બીજા કરતાં વધુ યોગ્ય હોઈ શકે તે વિશે તમારે જાણવાની જરૂર હોય તે બધું આવરી લીધું છે. અમે એ પણ શેર કર્યું છે કે જ્યારે ડિજીટલ કોમ્યુનિકેશન દ્વારા કંઇક હેરાન કરનાર અથવા ઉશ્કેરણીજનક વાત આવે ત્યારે તમે કેવી રીતે શાંત રહી શકો છો. આ માહિતીને ધ્યાનમાં રાખીને, તમે તમારા સહકર્મીઓ અને ક્લાયન્ટ્સ બંને માટે એકસરખું વધુ અસરકારક અને સહાનુભૂતિપૂર્ણ સંવાદકર્તા છો તેની ખાતરી કરીને, તમે તમારા સંચાર કૌશલ્યને સરળતા સાથે સુધારી શકશો.